Tổ chức sự kiện là gì | Các hình thức tổ chức sự kiện phổ biến tại Việt Nam

Tổ chức sự kiện không còn là một khái niệm xa lạ với bất kì ai. Mỗi một sự kiện khi được tổ chức ra đều nhằm phục vụ cho một mục đích nào đó. Các sự kiện này có thể đa dạng về loại hình và quy mô, từ các sự kiện cá nhân như sinh nhật, đám cưới, cho đến các sự kiện công ty như hội nghị, triển lãm, hoặc các sự kiện công cộng như lễ hội, hội chợ, buổi hòa nhạc.

Vậy có những hình thức tổ chức sự kiện nào? - Quy trình tổ chức sự kiện gồm những bước nào để sự kiện diễn ra một cách thành công? - Và bạn nên thuê công ty tổ chức sự kiện trọn gói ở đâu?

Qua bài viết này NCA muốn chia sẻ thêm với các bạn những vấn đề liên quan tới tổ chức sự kiện.

1. Tổ chức sự kiện là gì?

Theo từ điển tiếng Việt, sự kiện là từ chỉ sự kiện có ý nghĩa to lớn đã xảy ra như các sự kiện lịch sử.

Theo nghĩa thông thường trong đời sống xã hội, sự kiện là một hiện tượng, hoặc một sự việc, một sự kiện có tính chất khác thường. Ví dụ, nói đến các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam diễn ra trong năm qua. Có thể kể đến: giá xăng dầu tăng, không đủ xăng đáp ứng nhu cầu của người tiêu dung, suy thoái kinh tế, lạm phát…

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay, người ta thường nghĩ đến event là sự kiện được tổ chức trong lĩnh vực thể thao, kinh doanh, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị, v.v. Các buổi họp mặt, lễ khánh thành, lễ động thổ, lễ tốt nghiệp, lễ ra mắt sản phẩm mới, lễ cất nóc công bố dự án bất động sản…

Tổ chức sự kiện dịch sang tiếng Anh là Event management hay Event organization. Có thể hiểu đó là hoạt động có chủ đích của con người xảy ra vào một thời điểm và địa điểm nhất định. Tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền tải một thông điệp cụ thể. Từ đó gây sự chú ý và quan tâm của những người tham gia.

Đó có thể là các hoạt động có ý nghĩa tầm cỡ được truyền thông quan tâm như World Cup, Sea Games, Cuộc thi hoa hậu,… Hay cũng có thể là các sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình. Gắn với đời sống thường ngày và phong tục tập quán như : đám cưới, sinh nhật,mừng lễ tốt nghiệp, tiệc chia tay, Year-end Party… Hoặc các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại và marketing.: hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương, triển lãm, ra mắt phim…

Xem thêm: Vì sao nên tổ chức chạy roadshow

Xem thêm: Thuê đơn vị tổ chức sự kiện uy tín ở đâu

2. Các loại hình tổ chức sự kiện phổ biến nhất hiện nay

Ở Việt Nam, đặc biệt là các thành phố lớn như Tp.Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng,… mỗi tháng sẽ diễn ra rất nhiều các sự kiện với quy mô khác nhau, có những sự kiện với quy mô hàng nghìn người nhưng cũng có những sự kiện với quy mô vài chục người. Tổ chức sự kiện ngoài quảng báo sản phẩm, thương hiệu thì tổ chức sự kiện còn là cơ hội để gặp gỡ, hợp tác, đầu tư. Do đó, Tùy vào từng nhu cầu của chủ thể, các loại hình sự kiện được tổ chức thường là lễ kỷ niệm, khai trương, giới thiệu sản phẩm, thương hiệu, đón tiếp đại biểu, lãnh đạo,…

Có rất nhiều các loại hình tổ chức sự kiện, dựa vào tính chất của sự kiện mà có thể chia thành các loại hình như sau:

• Tổ chức Sự kiện doanh nghiệp: Lễ khởi công/ động thổ, lễ khánh thành, Lễ Khai Trương…
• Tổ chức Sự kiện kỷ niệm: sự kiện kỷ niệm ngày thành lập, sự kiện sinh nhật, sự kiện họp mặt, tiệc tất niên, tiệc đón chào năm mới,…
• Tổ chức Sự kiện giáo dục: Hội nghị, hội thảo, sự kiện khai giảng, lễ tốt nghiệp,…
• Tổ chức Sự kiện quảng bá, tiếp thị: sự kiện giới thiệu sản phẩm, triển lãm, trưng bày, hội chợ, sự kiện khai trương, sự kiện thời trang, sự kiện, marketing, lễ ra mắt phim…
• Tổ chức Sự kiện thể thao, giải trí: ngày hội thể thao, sự kiện âm nhạc, lễ trao giải, …

3. Cách phân loại các hình thức tổ chức sự kiện

Sự kiện diễn ra vô cùng đa dạng, do đó để nhắm đến đúng nhu cầu và mong muốn của nhãn hàng, bạn nên phân loại hình thức tổ chức sự kiện để sự kiện mang lại những kết quả tốt đẹp nhất.

Dưới đây là một số cách để phân loại hình thức tổ chức sự kiện mà bạn và công ty có thể tham khảo.

Xem thêm: Thuê công ty tổ chức lễ kick-off chuyên nghiệp

Xem thêm: Kinh nghiệm Sampling sản phẩm

3.1. Phân loại hình thức tổ chức sự kiện dựa vào Địa điểm tổ chức.

Với tiêu chí phân loại này, bạn có thể phân loại thành địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà và địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời. Với mỗi địa điểm sẽ có cách thức chuẩn bị nhân sự, trang thiết bị máy móc và phối hợp vận hành khác nhau.

3.2. Phân loại hình thức tổ chức sự kiện dựa vào Mục tiêu tổ chức sự kiện.

Có thể phân loại thành sự kiện formal (các sự kiện thông thường và nghiêng về phần lễ chính thống) hoặc sự kiện corporation (các sự kiện có mục tiêu quảng bá thương hiệu là chính)

3.3. Phân loại hình thức tổ chức sự kiện dựa vào Tính chất của sự kiện.

Với những loại hình sư kiện thì chúng có những tính chất khác nhau. Mỗi loại mang một màu sắc riêng biệt, với những nhu cầu để phục vụ từng mục đích của sự kiện đó mang lại.

Các sự kiện thông thường bao gồm:

• Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu dịch vụ
• Sự kiện họp báo, các hoạt động thông cáo báo chí
• Các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ, chương trình từ thiện
• Sự kiện triễn lãm, tổ chức trưng bày sản phẩm tại điểm bán hàng
• Các lễ hội, liên hoan, lễ kỉ niệm…
• Các sự kiện văn hoá
• Sự kiện khai trương, khánh thành
• Các buổi hội thảo, hội nghị thảo luận
• Các sự kiện team building, các hoạt động trải nghiệm…

3.4. Lưu ý khi phân loại hình thức tổ chứ sự kiện.

Các cách phân loại hình thức tổ chức sự kiện trên chỉ mang tính chất tương đối và tham khảo, bạn hoàn toàn có thể tự linh hoạt tùy vào mong muốn của nhãn hàng. Nhưng nếu bạn và doanh nghiệp không chuyên về tổ chức sự kiện, bạn nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để trao đổi chi tiết và họ và đứng ra tổ chức thay bạn.

Các đơn vị tổ chức sự kiện này đã có sẵn kinh nghiệm, nhân sự tổ chức và trang thiết bị. Do đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí, thời gian và cả nhân sự tham gia vào khâu tổ chức sự kiện này. Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều agency tổ chức sự kiện, do đó bạn cần tìm hiểu thật kỹ để “chọn mặt gửi vàng”, tránh tình trạng tiền mất tật mang bạn nhé.

4. Mục đích và Vai trò của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp

4.1. Mục đích của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện chính là mang đến những giá trị, kết quả mà nhà đầu tư, ban tổ chức mong muốn đạt được sau quá trình diễn ra chương trình sự kiện đó. Những mục đích của việc tổ chức sự kiện chính là:

• Truyền tải được những giá trị, thông điệp của nhà đầu tư đến với các khách mời tham dự chương trình.
• Gửi đến đối tác, khách hàng thông tin của các sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đang kinh doanh. Đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng, giúp họ hiểu hơn về chất lượng sản phẩm.
• Hỗ trợ tối đa cho chiến dịch phân phối, truyền thông hình ảnh sản phẩm, quảng bá thương hiệu của nhà đầu tư.
• Có cơ hội được giao lưu với những đối tác, khách hàng tiềm năng phát triển mối quan hệ lâu dài.
• Nhiều những chương trình tổ chức được diễn ra cũng mong muốn gây nên quỹ từ thiện, sự đóng góp của người tham gia sẽ được gửi đến những hoàn cảnh khó khăn cần sự giúp đỡ của cộng đồng.
• Gửi lời tri ân, cảm ơn tới quý đối tác, khách hàng và cán bộ công nhân viên trong công ty đã luôn đồng hành.
• Các doanh nghiệp có mục đích chiêu mộ nhân tài, thu hút những cá nhân có nhu cầu tuyển dụng về làm việc tại công ty.
• Tạo ra môi trường, không gian để đội ngũ cán bộ trong công ty được giao lưu, tìm hiểu lẫn nhau. Góp phần xây dựng tinh thần đoàn kết nội bộ.
• Tập hợp nhân sự để cùng nhau triển khai, bàn bạc xây dựng chiến lược kinh doanh mới của công ty.

Xem thêm: Top Agency Advertising uy tín tại Việt Nam

Xem thêm: Quy trình tổ chức Sự kiện Lễ Khai Trương

4.2. Vai trò của tổ chức sự kiện

• Xây dựng, quảng bá hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp
• Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và của giới truyền thông
• Là một phương tiện không thể thiếu cho những hoạt động quảng bá, tiếp thị hay các chiến lược marketing
• Giúp tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm và thông qua đó làm gia tăng doanh thu trong kinh doanh
• Tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm - dịch vụ trên thị trường

5. Liên hệ NCA communication

CÔNG TY TỔ CHỨC ACTIVATION & EVENT CHUYÊN NGHIỆP - NCA luôn mang đến cho bạn sự hài lòng tuyệt đối. Với đội ngũ làm việc chuyện nghiệp, giàu kinh nghiệm từ khâu thiết kế đến khâu lắp đặt thi công, chắc chắn sẽ tạo cho bạn những dấu ấn khó phai trong những sự kiện đặc biệt.

Vì sao nên thuê Công ty tổ chức Sự kiện event NCA Communication:

• Chuyên môn và kinh nghiệm: Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia tiếp thị với kinh nghiệm rộng lớn trong nhiều lĩnh vực khác nhau của tiếp thị. Chúng tôi hiểu rõ cách tạo ra các chiến lược tiếp thị hiệu quả và có khả năng thích nghi với các thay đổi trong ngành.
• Tối ưu hóa ngân sách tiếp thị: Chúng tôi có kỹ năng và kinh nghiệm để tối ưu hóa ngân sách tiếp thị của bạn. Chúng tôi sẽ giúp bạn phân bổ ngân sách một cách thông minh và hiệu quả để đạt được kết quả tốt nhất.
• Tăng cường hiệu suất tiếp thị: Chúng tôi sẽ làm việc cùng bạn để phát triển và thực hiện các chiến lược tiếp thị đa chiều, từ tiếp thị kỹ thuật số đến tiếp thị nội dung và quảng cáo truyền thông. Chúng tôi sẽ giúp bạn tăng cường hiệu suất tiếp thị và thu hút khách hàng mục tiêu.
• Tạo ra nội dung chất lượng cao: Chúng tôi có đội ngũ nội dung sáng tạo và chuyên nghiệp, sẵn lòng tạo ra nội dung chất lượng cao để thu hút và engager khách hàng của bạn. Chúng tôi sẽ giúp bạn xây dựng một thương hiệu mạnh mẽ và thu hút sự chú ý từ đối tượng mục tiêu của bạn.
• Đo lường và phân tích hiệu suất: Chúng tôi sẽ cung cấp các công cụ và phương pháp phân tích dữ liệu để đo lường hiệu suất tiếp thị của bạn. Chúng tôi sẽ cung cấp báo cáo chi tiết và phân tích để bạn có thể hiểu rõ hơn về hiệu suất của các chiến dịch tiếp thị và điều chỉnh chiến lược của mình theo hướng phù hợp.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Bằng cách thuê chúng tôi, bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách giao các nhiệm vụ tiếp thị cho chuyên gia. Điều này giúp bạn tập trung vào việc phát triển và phát triển doanh nghiệp của bạn một cách hiệu quả.

Chúng tôi đã và đang thành công trong việc hỗ trợ quảng bá hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp đến với khách hàng mục tiêu. Do đó hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn sớm nhất.

Xem thêm: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời

Xem thêm: Cẩm nang tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

LIÊN HỆ

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG NCA Hotline: 028 221 08297 Email: info.ncavietnam@gmail.com Địa chỉ: 323A Lê Quang Định, P.5, Quận Bình Thạnh, TP.HCM, Việt Nam