Giới thiệu MS Access tìm hiểu các thành phần cơ bản của CSDL Access

Giới thiệu MS Access (2019)

Các thành phần trong CSDL MS Access

Để xem các thành phần trong một CSDL Access, hay bắt đầu từ việc khởi tạo ra một CSDL mẫu, có sẵn có tên là Northwind, một CSDL quản lý bán hàng của một công ty dịch vụ.

Chạy Access, chọn New, trong danh sách các mẫu chọn Northwind

Khi chọn, hộp thoại xuất hiện, hãy gõ để đặt tên file CSDL, ví dụ vidu1, sau đó bấm vào biểu tượngCreate

Khi CSDL tạo và mở, bên trái cửa sổ là một khu vực gọi là Navigator Panel, tại đây có thể duyệt qua, lựa chọn để mở xem tất cả các đối tượng - các thành phần của CSDL.

Trước tiên bấm vào biểu tượng mũi tên đổ xuống, chọn mục Object type để liệt kê các thành phần có trong CSDL. Từ đây bạn có thể khám phá các bảng ở mục Tables, các truy vấn ở mục Queries ... cụ thể gồm các 6 thành phần chính

Các bảng dữ liệu (Table) là trung tâm của CSDL, nó chứa các dữ liệu được nhập vào. Tạo ra các bảng với cấu trúc như thế nào, các bảng có quan hệ ra sao rất quan trong, nếu thiết kế không chính xác về mối quan hệ, cấu trúc có thể dẫn tới CSDL hoạt động chậm và không chính xác.

Các bảng cũng là cơ sở để tạo ra các thành phần khác như các Query, các Form ...

Bảng dữ liệu có cấu trúc khá giống với bảng Exel, gồm các dòng dữ liệu, mỗi dòng gồm các cột

Quan hệ giữa các bảng - là sự liên kết về dữ liệu giữa các bảng với nhau - chúng kết nối với nhau dựa trên trường dữ liệu giống nhau giữa các bảng

Query - là các truy vấn đến dữ liệu, mục đích chính là lấy dữ liệu từ các bảng - để hiện thị trên Form (biểu mẫu) và báo cáo (Report). Các truy vấn có thể sắp xếp, tính toán, nhóm, lọc, liên kết các bảng, cập nhật, xóa dữ liêu ... (Thực chất nó là các câu lệnh SQL) SQL Cơ bản

Form - còn gọi là biểu mẫu, nó là giao diện thiết kế ra để người dùng nhập dữ liệu. Người dùng thông thường sẽ dùng Form - biểu mẫu để nhập dữ liệu. Khi tạo Form có thể thiết lập để yêu cầu nhập những dữ liệu cần thiết, sau đó có thể sử dụng các Macro, mã code VBA (Visual Basic for Application), để thêm, xóa, cập nhật dữ liệu.

Các báo cáo (report) là kết quả tương tác với dữ liệu. Nó khác với Form, không thể sửa đổi, nó dùng để in ấn, trích xuất ra file ...

Một Macro (tập lệnh) là tập hợp các thao tác, hành động cho CSDL. Như chạy Macro để mở Forrm, chạy Query, thay đổi giá trị ...

Gồm các đoạn code viết bằng VBA để tương tác với CSDL

Thao tác chung với các đối tượng trong CSDL MS Access

Với mỗi loại đối tượng Table, Query, Form ... sẽ trình bày chi tiết trong các bài học sau, tuy nhiên có các thao tác chung trên đối tượng như:

Tạo mới các đối tượng

Để tạo mới Table, Form, Query, Report ... chọn menu Create

Tùy theo đối tượng cần tạo mà chọn mục tương ứng, như chọn Table để tạo bảng mới, tương tự là Form, Query, Module, Macro ...

Thiết kế lại, đổi tên, xóa các đối tượng

Từ Navigator Panel (khu vực chọn đối tượng ở bên trái), bấm chọn đối tượng cần thao tác sau đó nhấn phải chuột 1 để xuất hiện Context Menu.

Từ menu này, có thể chọn các tao tác:

• 2 - Open để mở xem trình bày đối tượng
• 3 - Design View Mở ở chế độ thiết kế lại đối tượng
• 4 - Rename Đổi tên đối tượng
• 5 - Delete Xóa đối tượng

Một số thao tác trên bảng dữ liệu có sẵn

Khi đã có bảng dữ liệu, từ Navigation Panel, bấm đúp vào tên bảng để mở bảng, như hình trên 1 - mở bảng Customers, khi mở bảng thì xuất hiện nội dung của bàng ở bên phải Navigation Panel.

Quan sát hình, một bảng Table - khá giống với bảng tính Exel, nó là một lưới hai chiều gồm các dòng và các cột.

Dòng dữ liệu trong bảng được gọi tên là Bản ghi Record, mỗi bản ghi - dòng dữ liệu có các dữ liệu, mỗi dữ liệu đó tương ứng với cột, gọi là trường dữ liệu - Field

Thêm, sửa, xóa các record - dòng dữ liệu bảng MS Access

Để thêm một dòng mới (Record - bản ghi mới) hãy nhập các dữ liệu (Trường dữ liệu - Field) ở ví trí dòng trống cuối cùng trong trình bảng - xem 2 ở hình trên.Nếu muốn sửa dữ liệu, tương tự trong Exel, di chuyển đến một ô (trường dữ liệu, của một dòng) sau đó nhập dữ liệu từ bán phím

3 là đường viền bên trái của trình bày bảng, có thể bấm vào đó đển chọn dòng, bấm và kéo để chọn nhiều dòng tương tự như bảng tính Excel.

4 Khi có dòng chọn, nhấn phải chuột trên nó xuất hiện menu - từ đó có thể chọn lệnh Delete Record để xóa dòng (bản ghi)

Lưu ý quan trọng Việc thao tác sửa đổi, xóa dữ liệu bảng trong MS Access nói chung đã thi hành thì không thể hoàn tác - phục hồi lại (Undo), nên thao tác hết sức cận thận - với các dữ liệu quan trọng cần sao lưu file CSDL trước khi thực hành.

Phần trên cùng của hiện thị bảng 5 hiện thị tên các trường dữ liệu Field tức tên các cột của bản ghi (Record). Cũng có thể bấm chuột vào tên trường để chọn, sau đó có thể có thao tác dựa trên cột chọn được.

Ở phần dưới cùng 6 có một thanh điều hướng, tại đó bạn có thể nhập dòng (dòng thứ mấy) muốn nhảy đển, có thể điều hướng đến dòng trước, dòng sau ...

Sắp xếp dữ liệu theo cột

Khi mở và quan sát bảng, bạn có thể sắp xếp thứ tự các dòng dữ liệu theo một hay nhiều cột. Chọn cột cần sắp xếp 1

Muốn sắp xếp thứ tự cột tăng dần (từ số bé đến lớn, từ A - Z ...) thì chọn Ascending 2, còn muốn sắp xếp giàm dần (từ lớn xuống bé, từ Z - A ...) thì chọn Descending 3

Khi cột ở trạng thái đang sắp xếp nó có biểu tượng mũi tên bên cạnh tên cột. Nếu muốn loại bỏ chế độ sắp xếp của cột, chọn cột rồi bấm 4

Lọc dữ liệu trực tiếp trên bảng

Bấm vào mũi tên đổ xuống cạnh tên cột 1 muốn lọc, một menu đổ xuống giúp chọn các cách lọc khác nhau, các tùy chọn còn phụ thuộc vào kiểu dữ liệu của cột.

Lọc các cột dạng số - như hình dưới

Một lọc những giá trị nào thì chọn các mục tại khu vực 2 sau đó bấm OK

Để hủy trạng thái lọc trên cột nào đó, thì chọn mục 4 Clear filter from ...

Do là cột dạng số (cột Standar Cost ở trên) bạn có thể lọc nâng cao bằng cách bấm vào Number filterr, các menu đổ ra 3 có thể chọn:

• Equals ... lọc ra các dòng có giá trị bằng với một giá trị nhập vào
• Do Not Equal ... lọc ra các dòng khác với một giá trị nhập vào
• Less Than ... lọc ra các dòng nhỏ hơn một giá trị nhập vào
• Greater Than ... lọc ra các dòng lớn hơn một giá trị nhập vào
• Between lọc ra các dòng giá trị trong một khoảng nhập vào

Đối với cột dạng text (dòng chữ) thì có thêm mục Text Filters để thiết lập các phương thức lọc:

• Equals ... lọc ra các dòng có giá trị bằng với một giá trị nhập vào
• Do Not Equal ... lọc ra các dòng khác với một giá trị nhập vào
• Begin With ... lọc ra các dòng, trường dữ liệu cột lọc bắt đầu bằng các dòng chữ nhập vào.
• Do Not Begin With ... lọc ra các dòng, trường dữ liệu cột lọc không bắt đầu bằng các dòng chữ nhập vào.
• Contain ... lọc ra các dòng, chứa chuỗi nhập vào
• Do not Contain ... lọc ra các dòng, không chứa chuỗi nhập vào
• End With ... lọc ra các dòng, trường dữ liệu cột lọc kết thúc bằng các dòng chữ nhập vào.
• Do not End With ... lọc ra các dòng, trường dữ liệu cột lọc không kết thúc bằng các dòng chữ nhập vào.

Đối với cột dạng ngày tháng (Datetime) thì có thêm mục Date Filters để thiết lập các phương thức lọc:

• Equals ... lọc ra các dòng có ngày bằng với ngày nhập vào
• Do Not Equal ... lọc ra các dòng khác với ngày nhập vào
• Before ... các dòng dữ liệu trước ngày nhập vào
• After ... các dòng dữ liệu sau ngày nhập vào
• Between ... các dòng dữ liệu sau ngày trong một khoảng nào đó